Les systèmes modernes de gestion de documents utilisent des images numériques et des enregistrements électroniques pour stocker les informations. Ils permettent d’examiner les documents, de restreindre l’accès aux informations sensibles et de détruire les données en toute sécurité.
Questions clés à poser lorsque vous envisagez de mettre en œuvre un système de gestion des documents
Si de nombreux fournisseurs proposent des systèmes de gestion de documents dotés de fonctionnalités de base, les questions essentielles portent sur la mesure dans laquelle le système répond aux exigences de l’organisation en matière de sécurité, de confidentialité, d’accès et de collaboration. Répondre à ces questions avant d’acheter le système garantit une mise en œuvre plus efficace et sans problème.
Création
Les principales questions relatives à la création de documents concernent l’efficacité avec laquelle le système ajoute de nouveaux documents et la manière dont il prend en charge les originaux papier et électroniques. Les documents papier provenant de scanners ou de photographies doivent être stockés sous forme d’images, mais peuvent également être stockés sous forme de texte. Les questions portent sur la reconnaissance optique des caractères qui transforme une image de mots en texte.
- Le système permet-il de rechercher le contenu des originaux papier ?
- Génère-t-il des mots-clés ?
- Pour le matériel électronique, les questions portent sur les types de matériel. Le système accepte-t-il les fichiers vidéo et audio ?
- Comment traite-t-il les fichiers multimédias ?
Une organisation doit poser des questions pour s’assurer que le système peut accepter tous ses documents.
Stockage
La principale fonction d’un système de gestion des documents est de stocker les documents. La fonction de stockage inclut la réalisation de sauvegardes.
- Le système stocke-t-il les fichiers dans leur format d’origine ou les convertit-il ?
- À quelle fréquence les fichiers sont-ils sauvegardés, où sont stockées les copies de sauvegarde et un utilisateur a-t-il accès aux fichiers de sauvegarde individuels pour les restaurer ?
Parfois, une organisation exige le stockage des fichiers dans leur format d’origine. Elle peut avoir des politiques de sauvegarde qui entrent en conflit avec la conception du système, et il est toujours pratique d’avoir accès aux fichiers de sauvegarde individuels.
Récupération
Du point de vue de l’utilisateur, l’accès aux fichiers stockés est la fonction la plus importante. Cette fonction comprend l’accès à distance, l’accès à Internet, le partage et la compatibilité avec d’autres applications.
- Comment un employé accède-t-il à un document particulier ?
- Comment l’employé le localise-t-il ?
- Que comprend la fonction de recherche ?
- Les employés peuvent-ils accéder au système à distance ou par Internet ?
- Comment fonctionne le partage ?
- Le système peut-il envoyer un document vers des applications de productivité courantes ?
L’organisation doit être convaincue que l’accès aux documents correspond à la façon dont les employés travaillent. Si les employés travaillent à distance, ils peuvent avoir besoin d’un accès à distance et par Internet. Le système doit fonctionner avec les autres logiciels de l’organisation et ses pratiques de collaboration. S’il existe un grand nombre de documents variés contenant des informations non structurées, la recherche et un système de fichiers structuré sont importants.
Sécurité
Toutes les organisations ont des préoccupations en matière de sécurité, et les fournisseurs de systèmes incluent des fonctions de sécurité de base dans tous les systèmes de gestion de documents. Si la sécurité est essentielle pour une organisation, celle-ci doit demander une ventilation détaillée des fonctions et processus de sécurité du système. Ceux-ci doivent fonctionner avec les politiques et procédures de sécurité propres à l’organisation. Une telle approche détaillée remplace les questions individuelles lorsqu’il s’agit de sécurité critique.
Expiration
Les fonctions complètes de gestion des documents incluent la destruction des données lorsque les documents ont expiré conformément aux politiques de l’organisation. Les questions portent sur la manière dont l’organisation peut mettre en œuvre l’expiration des documents dans le système et sur la manière de l’annuler.
- Le système comporte-t-il des catégories avec des durées de conservation différentes ?
- Peut-il accepter des dates d’expiration plutôt que des durées ?
- Le personnel autorisé peut-il prolonger ou annuler l’expiration ?
Une programmation flexible de la durée et des dates est préférable, et le système doit permettre l’annulation de l’expiration si les documents sont requis à des fins légales ou de conformité. Un article proposé gratuitement par evo, société spécialisée en GED. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !